Registrační pokladny – časté dotazy (FAQ)
- Pokladna nebo SW aplikace pro EET zdarma? Zvažte možná rizika.
- Mám volit elektronickou registrační pokladnu nebo raději pokladnu na bázi PC?
- Je lepší pro mobilní obsluhu pokladní terminál nebo "chytrý" telefon či tablet?
- Nakupovat pokladny v hypermarketech a internetových obchodech?
- Za jak dlouho se mi investice do pokladny vrátí?
- Mám přejít na čárový kód?
- Mám několik provozoven. Mohu mít nad nimi stále přehled?
- Jakou mám zvolit na pokladně tiskárnu?
- Chci poskytovat slevy věrným zákazníkům. Jaké mám možnosti?
- Stačí mi "obyčejná" pokladna nebo musím mít "schválenou"?
Pokladna nebo SW aplikace pro EET zdarma? Zvažte možná rizika.
Aplikace zdarma v sobě nesou nemalá rizika. Mnozí si často ani neuvědomí, že za tuto aplikaci platí skrytě. Obvykle poskytnutím reklamního prostoru a sdílením soukromých uživatelských dat. Elektronická evidence tržeb je povinnost daná podnikatelům zákonem, za nedodržení pravidel jsou stanoveny nemalé sankce. Proto je potřeba se vybavit zařízeními, která budou poskytovat záruku dlouhodobé podpory a spolehlivosti.
ECR POS × PC POS
| ECR POS elektronická registrační pokladna |
PC POS sestava personálního počítače |
|
| Kvalita, software, servis | Vše jasně definováno, protože jeden výrobce garantuje zodpovědný přístup k celému produktu. Servis je poskytován prostřednictvím sítě vyškolených středisek. | Většinou díly od různých výrobců, které spolu mohou problematicky spolupracovat. Servis převážně jen u prodejce. Výměna PC pokladny je náročná akce, spojená s reinstalací celého systému. |
|---|---|---|
| Konstrukce | Atraktivní kompaktní produkt "vše v jednom". Malý půdorys pokladny snadno v obchodě umístíte a v případě potřeby lehce přemístíte. Dnešní elektronické pokladny jsou vlastně jednoúčelové počítače s alfanumerickou tiskárnou. | Produkt je sestavený z rozličných dílů PC, monitor, klávesnice, tiskárna. Vše pospojováno kabely. Podstatně vyšší spotřeba energie. |
| Uživatelský přístup | Velmi snadný a pohodlný. Nejsou požadovány zvláštní zkušenosti. Pokladna po zapnutí je okamžitě k dispozici. | Problémový, vyžaduje se zkušenost práce s PC a jeho operačním systémem. Dlouhá doba pro nastartování systému. |
| Životnost, údržba | Dlouhá životnost, snadná údržba. Produkt je tak navržen. Bez pohyblivých dílů (ventilátor, pevný disk) je tišší a má rozhodně vyšší spolehlivost. | Kratší životnost a obtížná údržba. Komponenty pro PC se rychle mění. Již za 18 měsíců může být problém s náhradními díly. Zastaralé díly se těžko nahrazují. |
| Ochrana dat | Velmi bezpečné, protože data jsou uložena ve statické paměti, zálohované bateriemi. Po výpadku napájení pokladna rychle nastartuje do předchozího stavu. | Nespolehlivé a náchylné ke ztrátě dat při výpadku napájení, chybách a zhroucení operačního systému. Data jsou ukládána na pevné disky. PC je rovněž náchylné k zavirování přes výměnné disky a datovou síť. |
| Změna software | Obecně není vyžadováno, neboť produkt je od začátku koncipován jako celek, běžící na jednoduchém stabilním operačním systému. Změnu či aktualizaci SW lze však jednoduše provést. | Časté změny, složitý operační systém je nutné neustále aktualizovat. Další instalované aplikace mohou kolidovat s pokladní aplikací. |
| Pokladny v síti | Síťové pokladny mohou spolupracovat mezi sebou bez společného serveru. Vzdálená správa přes ethernet je samozřejmostí. | Nutný běžící databázový server, na kterém jsou PC pokladny závislé. |
| Cena | Přiměřená pořizovací cena celkově vyváženého produktu a dobré náklady na energii a údržbu systému. Celkové náklady na vlastnictví budou s velkou pravděpodobností nižší. | Stále dražší ve srovnání s jednoúčelovou pokladnou. Součet cen kvalitního hardware, operačního systému, pokladního software, tiskárny a síťového záložního zdroje je podstatně vyšší. Dále je nutné zohlednit i vyšší náklady na spotřebovanou energii a údržbu systému během provozu. |
Renomovaní výrobci registračních pokladen si však touhu, zejména malých obchodníků, po skloubení vlastností pokladny a počítače uvědomují a přicházejí s nabídkou dokonale kompaktních PC POS terminálů (All in One Touch System) s dotykovým ovládáním prostřednictvím obrazovky a přizpůsobených podmínkám provozu v pokladním místě s odolností specifickému prostředí a hrubému zacházení. Zákazník pak má naprostou volnost ve volbě operačního systému, pokladního a aplikačního software podle svých požadavků.
Mobilní pokladní terminál × smartphone
| odolný mobilní pokladní terminál |
smartphone tablet |
|
| Konstrukce | Odolná jednoúčelová konstrukce přizpůsobená účelu použití. Krytí proti stříkající vodě, vydrží i omezený počet pádů na zem. Velmi malé riziko odcizení terminálu, protože jinak nelze využít. |
Běžný smartphone nebo tablet není stavěn pro takovou zátěž a vyžaduje opatrné zacházení. Univerzálnost nutně snižuje spolehlivost a vyžaduje pokročilejší uživatelské znalosti. Bude vyhledávaným předmětem pro zloděje. |
|---|---|---|
| Provoz na baterie | 6 až 18 hodin provozu díky velkokapacitní baterii. Rychlonabíjení baterie do 1,5 hodiny. Baterii lze měnit i za provozu. | Asi 5 hodin provozu, často však méně vzhledem k neustálému bezdrátovému přenosu dat, kdy je vyšší spotřeba energie. |
| Čitelnost displeje | Výborná čitelnost na slunci, displej je odolnější. | Čitelnost na slunci je horší. |
| Bezdrátová síť | WiFi síť s dobrým pokrytím prostoru více prvky. Stabilita signálu je dobrá i při pohybu terminálu. Přenos dat je odolnější proti hackerským útokům. | WiFi síť, která není stabilní při pohybu terminálu. Časté výpadky spojení, opětné navázání spojení se základnou trvá déle. Možné zarušení v hustě zastavěném prostoru. Méně odolná síť hackerským útokům. |
| Cena | Relativně vysoká pořizovací cena. Dostáváte ale robustní produkt včetně software, který Vám pomůže zvednout obrat, prestiž a spokojenost zákazníků. Návratnost investice pak může být v řádu měsíců. | Nižší nebo stejná podle typu zařízení. Je nutné však uvážit mechanickou odolnost, provozní výdrž baterie, stabilitu WiFi sítě u neustále se pohybujícího zařízení, údržbu apod. Dodatečné náklady a tím i celkové náklady na vlastnictví budou vyšší. |
Nakupovat v hypermarketech a internetových obchodech?
Nákupy v hypermarketech nebo prostřednictvím internetových obchodů se nemusejí vyplatit – u výrobku jsou nezřídka uváděny zavádějící údaje a v neposlední řadě už i z toho důvodu, že moderní programovatelnou pokladnu si sami bez patřičných znalostí a softwareového vybavení s největší pravděpodobností do provozu neuvedete.
Registrační pokladna není standardní domácí spotřebič, který vybalíte a již můžete používat. Je nutné ji především pro daný účel a správnou funkčnost naprogramovat, k čemuž běžný uživatel nemá prostředky a znalosti. Zákazník se z nízké prodejní ceny raduje pouze dočasně, dokud po několika marných pokusech nezjistí, že stejně bude muset servisní středisko vyhledat a za zprovoznění pokladny a případné zakoupení dalších nutných doplňků zaplatit nemalou částku. Výsledná pořizovací cena pokladny pak bývá vyšší, takže dobře počítejte, co Vám vše prodejce nabídne v ceně a v jakém stavu provozuschopnosti pokladnu dostanete.
Od autorizovaných prodejců a servisních středisek zakoupíte registrační pokladnu bez tohoto rizika, doporučí Vám nejvhodnější pokladnu pro Vaši provozovnu a navrhnou ucelený pokladní systém s funkčními doplňky. Pokladna Vám bude předána již tak, aby Vám dobře při podnikání sloužila.
Abychom i my obstáli v konkurenci prodejních řetězců a internetových obchodů, můžeme Vám nabídnout pokladny za velmi nízké ceny na trhu. V balení však naleznete pokladnu tak, jak je dodávána výrobcem – s původním firmware, obvykle bez lokalizace do češtiny, bez příslušenství, bez programovacího software. Tyto produkty jsou označeny jako BULK–OEM.
Návratnost investice do pokladny?
Dá se předpokládat, že už při pohybu 20 zákazníků denně je návratnost investice při pořízení levné registrační pokladny půl roku až jeden rok. Obsluha ušetří čas při vypisování účtenek, zrychlí se prodej a rovněž prodej s řádně vystaveným dokladem zvýší důvěru zákazníků. Po skončení směny je dokonalý přehled o tržbách, o obratu zboží, o činnosti jednotlivých obsluh, pokladní závěrka poskytne rychle jasné podklady pro účetní operace. S napojením pokladny na skladové hospodářství zrychlíte agendu při sledování pohybu zboží mezi skladem a prodejnou, což opět přinese nezanedbatelné úspory. Spočítejte si sami, kolik času strávíte kontrolou tržeb a skladu a na kolik si ceníte Vaši pracovní hodinu.
Rovněž majitelé obchodů a gastronomických zařízení s více obsluhami mohou zvážit, zda jim investice do pokladny ve spojení s interními předpisy provozovny nepřinese jistější kontrolu nad tokem peněz a prodávaného zboží. Registrační pokladna omezí možnosti krácení tržeb a zjednoduší provádění inventur.
Čárový kód?
Přínos čárového kódu pro vedení skladového hospodářství je nepopiratelný, a tak v dnešní době je čárový kód natištěn prakticky na obalu každého zboží. Zároveň i jednoduché ruční snímače čárového kódu jsou dostatečně rychlé, spolehlivé, robustní a cenově přístupné. Ve spojení s elektronickou registrační pokladnou pak ušetříte čas při prodeji a při evidenci skladu zboží, omezíte chyby obsluhy při účtování, obsloužíte více zákazníků, na účtenky dostanete název zboží, a to zákazníci jistě ocení. Cena snímače čárového kódu vyrovná cenu etiketovacích kleští a práce spojené s oceňováním zboží. Nemusíte zboží polepovat cenovými štítky, při přecenění změníte pouze jeden údaj v databázi zboží. Máte neustálý přehled o pohybu jednotlivých položek zboží a zásobách. Možnosti, známé ze supermarketů, jsou nyní dostupné i pro menší provozovny.
Pokud potřebujete snímat kódy i z obrazovek, dejte přednost obrazovému snímači před laserovým.
Dislokované provozovny?
Pokud máte několik provozoven a chcete mít prodej neustále pod kontrolou, i zde najdeme řešení. Řada registračních pokladen QUORION umožňuje prostřednictvím portu LAN připojit pokladní místo k internetové síti TCP/IP. Z kteréhokoliv místa se lze pak s pokladnou spojit, případně pokladny mohou automaticky do centra odesílat předem nadefinované zprávy na server FTP.
Volba tiskárny?
V současné době je ústup od jehličkových tiskáren z důvodu větší poruchovosti a nároků na údržbu oproti tiskárnám termálním. Termální tiskárny jsou rychlé, tiché a poskytují kvalitní tisk. Prakticky pak zbývá se rozhodnout, zda zvolit dvoupáskovou termotiskárnu nebo jednopáskovou. U moderních elektronických registračních pokladen doporučujeme jednoznačně jednopáskové termotiskárny. Širší účtenka vypadá lépe, poskytne přehledně více informací a o kontrolní pokladní blok nepřijdete, neboť kopii pokladního bloku pokladna během provozu zálohuje do tzv. paměti elektronického žurnálu (EJ). Tu lze pak na konci směny vytisknout nebo lépe exportovat na standardní paměťové karty či stáhnout do počítače PC v případě, že chcete vést pokladní záznamy v elektronické podobě a vyhnout se nepříjemnému skladování pokladních kotoučků.
Kvalitní pokladní kotoučky pro termální tisk při dodržení skladovacích podmínek garantují trvanlivost tisku po dobu 7 let, nyní se postupně dostávají na trh i termokotoučky s 10letou až 25letou trvanlivostí tisku.
Zákaznické karty?
Řada obchodníků ráda poskytuje pro věrné zákazníky slevy. Pokladny QUORION umožňují naprogramovat širokou škálu slev a přirážek, které lze vztáhnout na účtovanou položku či mezisoučet a které lze rozdílně definovat pro skupiny a položky zboží. Dále byl do pokladen QUORION implementován zákaznický slevový systém. Pokladny řady CR10xx zvládnou evidenci až pro 5000 zákazníků, pokladny CR3xxx, QMP2xxx, QMP5xxx a QTouch až pro 10000 zákazníků.
Zákazníkovi je pak vystavena zákaznická karta s čárovým kódem. Podle typu karty může být sleva poskytována procentuálně z ceny při každém nákupu nebo, pokud je pro konkrétního zákazníka zaveden kumulativní účet, až po dosažení určitého obratu za více evidovaných nákupů.
Jaká registrační pokladna pro evidenci tržeb?
Bez ohledu na vývoj legislativy u nás stále lze doporučit, abyste se při koupi zajímali o certifikovanou registrační pokladnu a o to, zda prodejce je schopen při prodeji vystavit veškeré povinné dokumenty pro případné přihlášení pokladny na finančním úřadu a následně zabezpečit uvedení pokladny do provozu autorizovaným servisním střediskem. Koupí certifikované pokladny máte jistotu, že dostáváte moderní obchodní nástroj splňující současné standardy.
I certifikovanou registrační pokladnu lze do doby aktivace fiskální paměti provozovat jako "obyčejnou" pokladnu, která Vám poskytne dokonalý přehled o dění v obchodě a i při nižších nákladech na pořízení a údržbu úspěšně nahradí pokladny postavené na bázi počítače PC. Nejen řada prodejních a závěrkových funkcí, ale i v pokladnách vestavěné alfanumerické tiskárny, Vám zrychlí komunikaci se zákazníky a ušetří čas a finance při vedení účetnictví, případně skladového hospodářství.
Nezávisle na tom, jaký bude další osud Zákona o registračních pokladnách (nově Zákona o evidenci tržeb), finanční úřady budou vyvíjet tlak, aby vybrané podnikatelské subjekty pro prokázání svého daňového břemene účtovaly na registračních pokladnách, které budou splňovat stanovená kritéria. Pokud uvažujete, že by Vám pokladna měla sloužit delší dobu, rozhodněte se pro nákup pokladny, kterou bude možno rozšířit o fiskální modul, ethernetové připojení nebo modul vyhovující požadavkům na elektronickou evidenci tržeb (EET). I u nás budeme muset řešit věci obdobně, jako je tomu zvykem v Evropské unii, kde je ve většině států používání registračních pokladen upraveno buď přímo speciálním zákonem nebo předpisy o účetnictví a daňové úřady registrační pokladny u prodejců vyžadují.